Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher

SNS Software Solutions GmbH

Anschrift

Schrötlgasse 8a, 1220 Wien, Österreich

E-Mail

office@sns-austria.com

Telefon

+43 670 1922538

Zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO sind wir nicht verpflichtet. Datenschutzanfragen richten Sie an die obige Adresse; sie werden von der Geschäftsführung beantwortet.

Zwei Rollen — und warum der Unterschied zählt

Für die Daten über Sie und Ihr Unternehmen ist QFUtool Verantwortlicher: die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden, Ihre Firmeneinstellungen, Ihre Rechnungsdaten. Über deren Zweck entscheiden wir.

Für die Daten in den Tabellen, die Sie hochladen — Ihre Kunden, die Personen, denen Sie ein Angebot gelegt haben — ist QFUtool Auftragsverarbeiter. Sie sind dafür der Verantwortliche. Wir tun damit ausschließlich das, was Ihre Nutzung des Produkts vorgibt: lesen, in eine E-Mail einsetzen, versenden und festhalten, was passiert ist. Wir nutzen diese Daten nie für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und trainieren nichts damit.

Die Bedingungen dieser Verarbeitung stehen in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil des Vertrags mit jedem Kunden ist.

Welche Daten, auf welcher Rechtsgrundlage

Konto

Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, sofern angegeben, das Unternehmen, dem Sie angehören, und Ihre Rolle darin. Erforderlich, weil der Dienst ohne Konto nicht nutzbar ist — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung.

Anmeldung

Entweder wird Ihnen ein Einmal-Link per E-Mail zugesandt, oder Sie melden sich mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto an. Das Sitzungstoken speichern wir in einem Cookie. Ein Passwort wird nie gespeichert, weil nie eines vergeben wird. Nutzen Sie Google oder Microsoft, übermittelt uns der Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und seine eigene Konto-Kennung; wir fordern für die Anmeldung nur den grundlegenden Profil- und E-Mail-Zugriff an, nie Zugriff auf Ihr Postfach, Ihre Kontakte oder Ihren Kalender. (Der Versand von Ihrem eigenen Gmail oder Outlook ist eine eigene, optionale Verbindung; siehe unten.) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Firmeneinstellungen

Versanddomain, Absendername, Antwortadresse, Versandfenster, Tageslimit, Währung, Angebotsgrenze. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hochgeladene Angebote

Was Ihre Tabelle enthält — üblicherweise Kundenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Angebotssumme, Gegenstand des Angebots und die Person, die es gelegt hat. Verarbeitung auf Ihre Weisung nach Art. 28 DSGVO; die Rechtsgrundlage der zugrunde liegenden Verarbeitung liegt bei Ihnen.

Spaltennamen von Importen

Um zu messen und zu verbessern, wie QFUtool Tabellen liest, speichern wir die Spaltennamen importierter Dateien und welchem Feld jede Spalte zugeordnet wurde. Zellinhalte werden dafür nicht gespeichert. Ein Spaltenname, der wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aussieht, wird nicht gespeichert. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, Ihre Dateien richtig zu lesen.

E-Mail-Ereignisse

Ob eine Nachricht zugestellt, geöffnet, angeklickt, zurückgewiesen oder als Spam gemeldet wurde und ob eine Antwort einging. Wird verwendet, um niemanden weiter anzuschreiben, der bereits geantwortet hat, und um fehlerhafte Adressen zu sperren. Art. 6 Abs. 1 lit. b und, für Zustellbarkeit und Missbrauchsabwehr, lit. f DSGVO.

Abrechnung

Firmenname, Rechnungsanschrift, UID-Nummer, Abonnementstatus und Rechnungen. Kartendaten werden bei Stripe eingegeben und erreichen unsere Server nie. Art. 6 Abs. 1 lit. b und, für steuerrechtlich aufzubewahrende Belege, lit. c DSGVO.

Server-Logs

IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL und User-Agent, kurzzeitig beim Hosting-Anbieter gespeichert für Betrieb, Sicherheit und Fehlersuche. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem verfügbaren und missbrauchsfreien Dienst.

Diese Website enthält keine Webanalyse. Wir setzen weder Google Analytics noch Werbe-Pixel, Session-Recording, Heatmaps oder websiteübergreifendes Tracking ein. Es findet kein Profiling statt.

Schriften werden von unseren eigenen Servern geladen

Die verwendeten Schriftarten werden beim Erstellen der Website heruntergeladen und von qfutool.com ausgeliefert. Ihr Browser kontaktiert Google Fonts nie, Ihre IP-Adresse wird Google durch den Besuch dieser Seite also nicht offengelegt — genau jene Praxis, die deutsche Gerichte als unzulässige Übermittlung beurteilt haben.

Wer sonst verarbeitet

Wir setzen wenige Dienstleister ein, jeden mit Auftragsverarbeitungsvertrag und jeden für genau eine Aufgabe. Die vollständige Liste — wer was erhält und wo er sitzt — finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter; ihre Veröffentlichung ist Teil unserer vertraglichen Zusage an Sie.

Sitzt ein Dienstleister außerhalb des EWR, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, sofern der Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework. Die Datenbank mit Ihren hochgeladenen Kundendaten steht in Irland und verlässt die EU nicht. Nachfass-E-Mails werden über die Amazon Web Services EMEA SARL in Frankfurt versendet und empfangen; dort bleiben die Daten in der EU.

Wenn Sie sich mit Google (Google Ireland Limited, gemeinsam mit Google LLC) oder Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited) anmelden, handelt der jeweilige Anbieter für die Anmeldung als eigenständiger Verantwortlicher nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen; wir führen ihn dennoch in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter, damit Sie jeden Empfänger von Daten über Sie sehen können. Übermittlungen an diese Anbieter außerhalb des EWR stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln.

Wenn ein Inhaber des Kontos Gmail verbindet, um Nachfassmails von seinem eigenen Postfach zu senden, stellt Google diese E-Mails zusätzlich über die Gmail-API zu; siehe „Versand von Ihrem eigenen Gmail“ unten. Ebenso stellt Microsoft diese E-Mails über Microsoft Graph zu, wenn ein Inhaber des Kontos Outlook verbindet; siehe „Versand von Ihrem eigenen Outlook oder Microsoft 365“ unten.

Versand von Ihrem eigenen Gmail (Google-Nutzerdaten)

Das ist optional und aus, bis ein Inhaber des Kontos in den Einstellungen Gmail verbinden wählt. Dann sendet QFUtool die von Ihnen geplanten Nachfass-E-Mails von Ihrem eigenen Gmail- oder Google-Workspace-Postfach statt von unserer Versanddomain. Das ist ein eigener Schritt, getrennt von der Anmeldung mit Google; die Anmeldung fragt danach nie.

Worauf wir zugreifen

Nur auf die Berechtigung, E-Mails als Ihr Postfach zu senden (der Gmail-API-Scope gmail.send), und auf die Adresse dieses Postfachs (die Scopes openid und email). QFUtool kann in Ihrem Postfach nichts lesen, durchsuchen, auflisten, ändern oder löschen, auch nicht Ihren Posteingang oder Ihre gesendeten Nachrichten, und wir fordern nie eine Berechtigung an, die das könnte.

Wozu

Um von Ihrer eigenen Adresse nur die Nachfass-E-Mails zu senden, die Sie QFUtool zu senden aufgetragen haben, und sonst nichts. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Was wir speichern

Die Postfachadresse und ein Refresh-Token sowie je gesendeter Nachfassmail die von Gmail zurückgegebenen Nachrichten- und Thread-IDs, gespeichert beim jeweiligen Datensatz. Das Token wird verschlüsselt gespeichert, mit einem Schlüssel, der nicht in der Datenbank liegt, und dient nur dazu, beim Versand einer Nachfass-E-Mail ein kurzlebiges Zugriffstoken zu erhalten. Zugriffstoken existieren nur im Arbeitsspeicher und werden nie gespeichert oder protokolliert.

Wie lange, und Löschung

Bis Sie die Verbindung trennen. Wenn Sie trennen, wenn die Person, die das Postfach verbunden hat, aus dem Team entfernt wird oder wenn das Konto gelöscht wird, widerruft QFUtool das Token bei Google und löscht es sofort. Sie können den Zugriff von QFUtool außerdem jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entfernen.

Bounce-Meldungen

Wenn Sie die Bounce-Erkennung einrichten, entscheiden Sie, Gmails Unzustellbarkeitsmeldungen an eine Adresse von QFUtool weiterzuleiten. Wir lesen nur diese weitergeleiteten Meldungen, um zu erkennen, welche Nachfass-E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Das ist E-Mail, die Sie uns senden, kein Zugriff auf Ihr Postfach.

Wir verwenden diese Daten nur, um die E-Mails zu senden, die Sie QFUtool zu senden aufgetragen haben. Wir nutzen sie nicht für Werbung, wir verkaufen sie nicht und geben sie nicht weiter, außer an Google zum Versand und an unsere unter Unterauftragsverarbeiter genannten Hosting- und Datenbankanbieter, ausschließlich für diese Funktion; keine Person bei QFUtool liest sie, außer Sie bitten um Support oder das Gesetz verlangt es, und sie werden nie zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training eines Modells für maschinelles Lernen oder KI verwendet.

Versand von Ihrem eigenen Outlook oder Microsoft 365 (Microsoft-Nutzerdaten)

Das ist optional und aus, bis ein Inhaber des Kontos in den Einstellungen Outlook verbinden wählt. Dann sendet QFUtool die von Ihnen geplanten Nachfass-E-Mails von Ihrem eigenen Outlook.com- oder Microsoft-365-Postfach statt von unserer Versanddomain. Das ist ein eigener Schritt, getrennt von der Anmeldung mit Microsoft; die Anmeldung fragt danach nie. Mit „Outlook verbinden“ kann QFUtool außerdem begrenzte Nachrichtendetails in Ihrem Postfach lesen, ausschließlich um Unzustellbarkeiten und Antworten auf seine eigenen Nachfass-E-Mails zu erkennen, wie unten beschrieben.

Worauf wir zugreifen

Auf die Berechtigung, E-Mails als Ihr Postfach zu senden (die Microsoft-Graph-Berechtigung Mail.Send), auf die Adresse dieses Postfachs (die Scopes openid und email), auf offline_access, damit QFUtool weiterarbeiten kann, ohne dass Sie jedes Mal gefragt werden, und auf Mail.ReadBasic. Mail.ReadBasic erlaubt QFUtool, Metadaten und Kopfzeilen (Absender, Empfänger, Betreff, Datum und die technischen Nachrichtenkopfzeilen) der Nachrichten in Ihrem Posteingang, in Ihrem Junk-E-Mail-Ordner und in Ihren gesendeten Elementen zu lesen. Den Text einer Nachricht oder einen Anhang kann QFUtool damit nie lesen oder öffnen, und QFUtool kann nichts in Ihrem Postfach ändern oder löschen. Wenn Sie Outlook verbunden haben, bevor Mail.ReadBasic angefordert wurde, oder Sie es nicht erteilt haben, ist Ihre Verbindung nur zum Senden: QFUtool liest dann nichts in Ihrem Postfach, bis Sie die Verbindung erneuern und zustimmen.

Wozu

Um von Ihrer eigenen Adresse die Nachfass-E-Mails zu senden, die Sie QFUtool zu senden aufgetragen haben. Mit Mail.ReadBasic und ausschließlich zu diesem Zweck: um zu erkennen, dass eine dieser Nachfass-E-Mails nicht zugestellt werden konnte oder beantwortet wurde, damit QFUtool bei einem Kunden, der geantwortet hat oder dessen Adresse nicht existiert, nicht weiter nachfasst. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Was wir speichern

Die Postfachadresse, die Kontoart (geschäftlich oder privat) und ein Refresh-Token. Das Token wird verschlüsselt gespeichert, mit einem Schlüssel, der nicht in der Datenbank liegt, und dient nur dazu, kurzlebige Zugriffstoken zu erhalten. Microsoft stellt jedes Mal ein neues Refresh-Token aus, und wir speichern das jeweils neueste. Zugriffstoken existieren nur im Arbeitsspeicher und werden nie gespeichert oder protokolliert. Von den gelesenen Nachrichten speichern wir nur Daten zu Treffern: zu jeder Nachfass-E-Mail, die wir in Ihren gesendeten Elementen finden, die Nachrichten- und Konversationskennungen, die Microsoft ihr gegeben hat; zu jeder Unzustellbarkeitsmeldung oder Antwort auf eine unserer Nachfass-E-Mails, dass sie eingegangen ist, wann, die Betreffzeile und bei einer Antwort die Absenderadresse. Alles Übrige in Ihrem Posteingang, in Ihrem Junk-E-Mail-Ordner und in Ihren gesendeten Elementen wird nur im Arbeitsspeicher daraufhin geprüft, ob es zu einer unserer Nachfass-E-Mails passt, und danach verworfen: Absender, Empfänger und Betreff werden weder gespeichert noch protokolliert. Außerdem speichern wir von Microsoft vorgegebene, undurchsichtige Positionsmarken, damit die nächste Prüfung dort beginnt, wo die letzte endete, sowie den Zeitpunkt der letzten Prüfung.

Wie lange, und Löschung

Bis Sie die Verbindung trennen. Wenn Sie trennen, wenn die Person, die das Postfach verbunden hat, aus dem Team entfernt wird oder wenn das Konto gelöscht wird, löscht QFUtool das Token und die Positionsmarken sofort. Die Kennungen und die Aufzeichnungen zu Treffern gehören zu Ihren Nachfass-Daten und werden mit Ihrem Konto gelöscht. Microsoft bietet uns keine Möglichkeit, das Token von unserer Seite zu widerrufen; Sie können den Zugriff von QFUtool daher außerdem jederzeit unter myaccount.microsoft.com (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) oder account.live.com/consent/Manage (privates Konto) entfernen.

Wir verwenden diese Daten nur, um die E-Mail zu senden, die Sie QFUtool zu senden aufgetragen haben, und um Unzustellbarkeiten und Antworten auf diese E-Mails zu erkennen. Wir nutzen sie nicht für Werbung, wir geben sie nicht an andere weiter und verkaufen sie nicht, niemand bei QFUtool liest sie, außer wenn Sie Support anfragen oder das Gesetz es verlangt, und sie wird nie verwendet, um ein Modell des maschinellen Lernens oder eine KI zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

Feedback und Ideen

Der Feedback-Button, die kurzen Fragen, die wir manchmal in der App stellen, und das Ideen-Board sind freiwillig. Nichts in QFUtool setzt voraus, dass Sie sie nutzen.

Was wir speichern

Die Nachricht, die Sie schreiben, das Stimmungswort oder die Bewertung von 0 bis 10, wenn Sie eine angeben, die Seite, von der Sie sie gesendet haben, und wer sie gesendet hat (Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Unternehmen), damit wir Ihnen antworten und sehen können, wie das Produkt ankommt. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, von den Nutzern von QFUtool zu hören und ihnen zu antworten. Nachrichten bleiben so lange gespeichert, wie das Konto besteht, und werden mit ihm gelöscht.

Screenshots

Wenn Sie einen Screenshot hinzufügen oder die Seite anhängen, die Sie gerade ansehen, kann er Kundendaten aus Ihrem Konto zeigen. Er wird privat, also nicht öffentlich abrufbar, bei unserem Datenbankanbieter gespeichert (siehe Unterauftragsverarbeiter), kann nur vom QFUtool-Team geöffnet werden und wird niemandem sonst gezeigt. Er wird automatisch 90 Tage nach dem Senden gelöscht, bei Löschung des Kontos früher. Bitte hängen Sie nichts an, was das Team nicht sehen soll.

Ideen

Eine Idee, die Sie vorschlagen, lesen wir, bevor sie veröffentlicht wird. Eine veröffentlichte Idee erscheint für andere Nutzer auf dem Board ohne Ihren Namen, Ihr Unternehmen oder sonstige Angaben zu Ihnen, und Stimmen werden gezählt, ohne zu zeigen, wer sie abgegeben hat. Wird das Konto gelöscht, werden Ideen gelöscht, die nie veröffentlicht wurden; eine Idee, die schon auf dem Board steht, bleibt dort, ohne dass etwas sie mit Ihnen verbindet.

E-Mails zu Ihrem Feedback

Wenn eine Idee fertig ist, die Sie vorgeschlagen oder unterstützt haben, senden wir Ihnen dazu eine E-Mail. Wenn wir auf eine Nachricht von Ihnen antworten oder uns für eine Testphase mit zusätzlichen Nachfassmails bedanken, geht diese E-Mail an die Adresse, mit der Sie sich anmelden. Jede E-Mail zu Ideen enthält einen Link „Diese E-Mails beenden“, der sie für Sie abschaltet; die übrigen E-Mails von QFUtool zu Ihrem Konto bleiben davon unberührt. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer

Konto- und Firmendaten

Für die Dauer des Kontos. Wird das Konto gelöscht, werden die Firmendaten und die Logins aller Mitglieder im Produkt sofort gelöscht; Sicherungen und Anbieter-Logs laufen danach innerhalb der Aufbewahrungsfrist des jeweiligen Anbieters aus.

Hochgeladene Angebote und Nachrichten

Bis Sie sie löschen, oder bis das Konto gelöscht wird; dann werden sie im Produkt sofort gelöscht. Sicherungen und Anbieter-Logs laufen innerhalb der Aufbewahrungsfrist des jeweiligen Anbieters aus.

Spaltennamen von Importen

Diese Aufzeichnungen werden mit Ihrem Konto gelöscht.

Sperrliste

Solange das Konto besteht, unbefristet, und zwar bewusst. Sie ist das Verzeichnis aller Adressen, die sich abgemeldet haben, unzustellbar waren oder sich beschwert haben. Eine Löschung während der Kontonutzung würde dazu führen, dass ein künftiger Import diese Personen erneut anschreibt — genau das soll sie verhindern. Sie enthält nichts außer Adresse und Grund. Mit der Löschung des Kontos wird sie zusammen mit dem Konto gelöscht.

Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen

Sieben Jahre, wie es §132 Bundesabgabenordnung (BAO) verlangt. Unsere Buchhaltung bewahrt die Rechnungen für diese Frist auch nach Löschung des Kontos auf; auch Stripe speichert Rechnungen und Zahlungsdaten als eigene Aufzeichnungen nach steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Server-Logs

Tage, nicht Monate. Aufbewahrung nach dem Zeitplan unseres Hosting-Anbieters.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO können Sie Auskunft verlangen (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Schreiben Sie an office@sns-austria.com. Wir antworten binnen eines Monats.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist das die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Österreich — dsb@dsb.gv.at.

Wenn Sie eine E-Mail von einem QFUtool-Nutzer erhalten haben

Sie haben diese E-Mail erhalten, weil ein Unternehmen, bei dem Sie ein Angebot angefragt haben, QFUtool für die Nachverfolgung nutzt. Dieses Unternehmen entscheidet, wer angeschrieben wird und was darin steht; wir stellen nur zu. Jede Nachricht enthält einen Abmeldelink, der ohne Konto funktioniert und sofort wirkt — er storniert alle noch für Sie eingeplanten Nachrichten, nicht bloß die nächste. Jede Nachricht zeigt zudem den Namen und die Postanschrift des Unternehmens, das sie versendet.

Für Auskunft oder Löschung wenden Sie sich an das Unternehmen, das Ihnen geschrieben hat: dort liegen die Daten und dort wird entschieden. Erreichen Sie es nicht, schreiben Sie uns — wir leiten weiter und unterstützen bei der Umsetzung.

Sicherheit

Der Datenverkehr ist mit TLS verschlüsselt, die Daten sind im Ruhezustand verschlüsselt. Die Trennung zwischen Kunden erfolgt in der Datenbank selbst über Row-Level Security: eine Abfrage kann ausschließlich Datensätze des eigenen Unternehmens zurückgeben — die Grenze hängt nicht davon ab, dass der Anwendungscode an eine Prüfung denkt. Der privilegierte Datenbankschlüssel wird nur vom Hintergrundversand und den eingehenden Webhooks verwendet, nie von etwas, das ein Browser erreichen kann. Die Anmeldung erfolgt per Einmal-Link, es gibt also kein Passwort, das gestohlen werden könnte.

Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber vorab per E-Mail. Das Datum oben auf dieser Seite ist stets das der aktuellen Fassung.